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テレワーク助成金を活用して新型コロナウィルスを乗り切る方法

テレワーク助成金を活用して新型コロナウィルスを乗り切る方法

はじめに

日本国内での新型コロナウィルス(COVID-19)の感染者が2月に発生して以来、感染の拡がりが続いています。さらに、3月25日に行われた小池東京都知事の会見を通じた外出の自粛要請により、企業規模を問わず可能な限り在宅勤務などのテレワークを行うことが求められ、少しでも感染拡大のリスクを減らすことが要請されています。

これを受け、東京都では事業継続緊急対策としてテレワーク助成金が創設されました。また、全国規模では厚生労働省より、テレワーク助成金(正式名称は「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」)に「新型コロナウィルス感染症対策のためのテレワークコース」が創設されました。東京都の助成金と厚生労働省の助成金は、ともに中小企業を対象にしていますが、対象事業者や対象費用、助成率などが異なります。

今回は、助成金の内容を整理するとともに、これらの助成金を活用してどのようにテレワークを短期間で実現すればよいのかについて、そのポイントをご説明します。

東京都のテレワーク助成金

東京都の事業者で条件に合う場合には、まず東京都のテレワーク助成金を検討しましょう。

対象事業者は、常時雇用する労働者が2名以上999名以下で、都内に本社または事業所を置く中堅・中小企業等であり、都が実施する「2020TDM推進プロジェクト」(外部サイトへリンク)に参加していることが主な条件となります。

また、対象の費用は以下の通りです。

1. 機器等の購入費(例:パソコン、タブレット、VPNルーター) 

2. 機器の設置・設定費 (例:VPNルーター等機器の設置・設定作業費)

3. 保守委託等の業務委託料(例:機器の保守費用)

4. 入機器等の導入時運用サポート費 (例:導入機器等の操作説明マニュアル作成費)

5. 機器のリース料(例:パソコン等リース料金)

6. クラウドサービス等ツール利用料(例:コミュニケーションツール使用料)

さらに、最大の特長は、助成率が10/10、助成金上限額が250万円となっており、テレワーク環境を整えるために必要な初期投資をかなりカバーできることにあります。そのため、条件を満たせる場合には、東京都の助成金を申請することを検討することをお勧めします。

厚生労働省のテレワーク助成金

厚生労働省によるテレワーク助成金は、労働者災害補償保険(労災保険)制度を前提にしています。そのため、対象事業者は東京都のものと異なり、新型コロナウィルス感染症対策としてテレワークを新規(試行的に導入している事業主も対象)で導入することと、労働者災害補償保険の適用中小企業事業主であることが条件となります。

また、対象費用もパソコンやタブレットの機器等の購入費は対象にならず、補助率は1/2、上限額は100万円と、東京都の助成金と比べると、助成金額や対象が狭いため、注意が必要です。

厚生労働省によるテレワーク助成金は、労働者災害補償保険(労災保険)制度を前提にしています。そのため、対象事業者は東京都のものと異なり、新型コロナウィルス感染症対策としてテレワークを新規(試行的に導入している事業主も対象)で導入することと、労働者災害補償保険の適用中小企業事業主であることが条件となります。

テレワークの実現に必要なこと

それでは、このような助成金を活用しながらテレワークを導入するには、どのようなことを検討しなければいけないのでしょうか。3月時点でテレワークを実施している企業は10%前後にとどまるという調査結果もあります。もちろん店舗などの小売業や飲食業、運輸やサービス業、工場での生産ラインなどでは物理的な作業が発生するため、テレワークは難しい職種が多いことも事実です。しかしながら、この非常事態ともいえる状況において、テレワークを実施し、感染拡大を少しでも抑制できる余地はまだあるのではないでしょうか。

テレワークの実施には、助成金の対象となるような費用の工面さえあればできるというものではありません。テレワークの実施に必要なポイントをまとめてみましょう。

労務管理

まず多くの企業や組織で課題となるのが労務管理制度です。まずは現在の就業規則を見直してみてください。そこにはテレワークを実施する場合の労務時間管理等に関する規定があるでしょうか?

たとえば、テレワークの開始時間、終了時間の確認方法や残業が必要な場合の申請方法など明確にし、周知することが必要です。また、テレワークを実施する際に必要となる費用(パソコンやタブレット、通信回線費用、光熱費など)の負担についても規定しておきましょう。

事業継続性の確認

オフィスワークであるからすぐにテレワークが可能であるとは限りません。各部門の業務を整理し、どの業務がリモートでも可能で、どの業務がオフィスでないとできないのかを洗い出しておく必要があります。

たとえば、日ごろから外出が多い営業やサービスデリバリ―部門はそのままテレワークが可能と思うかもしれませんが、見積書や請求書などの印刷や押印が必要な場合はオフィスで作業が必要になるかもしれません。また管理部門においても、郵便物の受け取りなど、テレワークでは対応できない業務もあり得ます。

業務の確認とそれに必要なリソース(通常2名を1名で交代制にするなど)を決め、それ以外のメンバーはテレワークにするなどの対応を決めます。

IT環境

テレワークはIT環境なしには成り立たないといっても過言ではないでしょう。IT環境は大きく2つのタイプに分かれます。一つはメールやチャット、Web会議、ファイル共有などのコラボレーションツールです。最近ではクラウドサービスの利用が進んでいる領域です。たとえば、メールはMicrosoft Office 365やGoogle G Suite、チャットはSlack、Web会議はZoom、ファイル共有はBoxなどがおもなサービスです。それぞれに料金体系や機能に違いがありますので、自社に合うサービスを比較して採用しましょう。

もう一つの領域は、業務システムです。受発注や在庫管理、会計や人事など、業務に直結するシステムです。業務システムもクラウドサービスを利用するケースが増えてはいるものの、情報の機密性などから社内から出ないと利用できないということも多いのではないでしょうか。その際には、VPN経由で社内ネットワークに接続したり、仮想デスクトップなどのサービスを利用して、セキュリティを担保しながら社内の業務システムを利用する仕組みを検討します。

まとめ

新型コロナウィルスの感染拡大にともない、「働き方改革」の文脈で位置づけられていたテレワークは、いまやすべての企業にとって喫緊の課題となっています。自治体や国もテレワークを後押しするために助成金制度を充実させていますので、まだテレワーク環境が整っていないという企業の皆さんは、ぜひこの機会にご検討ください。

取り組むにあたり、どのようなIT環境が適切なのか、セキュリティは大丈夫なのか、社内制度はどのようなことを検討すればよいのかといった疑問があれば、ぜひご相談ください。

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